Productivité et organisation - Vie pro

On me demande très souvent quels sont les outils que j'utilise pour m'organiser.

Vu que vous semblez être nombreuses à rechercher les mêmes conseils, j'ai décidé de dédier une rubrique du site aux outils que je recommande le plus souvent !

Voici ceux que je recommande en matière de productivité et d'organisation au boulot :

 

DUBSADO :

Si tu as mieux à faire que passer ta vie à gérer ton admin, Dubsado va vite devenir ton meilleur ami.

C'est l'outil qui me permet de gérer mes relations avec toutes mes (futures) clientes : création de questionnaires, devis, factures, contrats, prises de rendez-vous,...etc.

Il permet également de créer des workflows pour automatiser toutes ces étapes !

Bref, c'est l'outil en or massif.

Je le recommande à tout le monde et j'aide mes clientes à le configurer pour leur business.

Tentée ? Tu peux tester Dubsado gratuitement via ce lien et profiter de - 30 % sur ton premier abonnement avec le code volna.

Bienvenue dans un monde meilleur ;)

 

ASANA

Véritable quartier général de mon activité.
J'utilise cet outil pour organiser mes tâches et mes projets à moyen/long terme, assigner des tâches à mon équipe, créer des systèmes pour simplifier la gestion de mon activité, etc.
Je le recommande à toutes mes clientes qui veulent mettre en pilotage automatique la gestion de leur activité et je les aide à configurer l'outil pour qu'elles l'utilisent le plus efficacement possible.

 

ACUITY

Fini les allers-retours par e-mail ou par téléphone pour trouver un moment qui convient à tout le monde, tes (futur.e.s) client.e.s et partenaires peuvent prendre directement rendez-vous avec toi en ligne en fonction des disponibilités de ton agenda !
Tu peux tester l'outil gratuitement via >>>ce lien<<<.

TOGGL

C'est l'outil qui me permet d'avoir une vue d'ensemble du temps que je passe sur les différentes tâches liées à la gestion de mon activité et de celui que je consacre à chaque cliente.

Chaque semaine, je reçois un rapport qui résume ma semaine précédente et qui me permet de tirer des conclusions intéressantes sur ma rentabilité et ma gestion du temps pour agir en conséquence si nécessaire.

GOOGLE CALENDAR :

Mon calendrier Google = mon meilleur ami.
Si tu n'utilises pas encore les outils Google, je t'encourage vivement à le faire.
E-mails, calendrier, espace de stockage en ligne, Google Docs / Sheets / slides (comme Word, Excel et PowerPoint, mais en ligne), Google forms (pour faire des questionnaires) : tous les outils clés de ton business sont à un clic, tu peux facilement partager des fichiers et dossiers qui sont synchronisés en temps réel avec ton Google Drive (fini les oublis de sauvegarde !).
Les outils Google sont compatibles les uns avec les autres, évidemment, mais aussi avec tout un tas d'applications qui permettent de simplifier la gestion de ton business.

BOOMERANG :

Ce petit outil tout simple a fait toute la différence dans ma boîte e-mail !
Tout d'abord, au niveau de ma productivité : il me permet de mettre sur pause l'arrivée de mes mails à certains moments de la journée et donc de limiter les distractions.
Ensuite, il me permet retarder l'envoi de certains e-mails. Je traite rarement mes e-mails en soirée ou le weekend, mais quand ça arrive, je préfère que mes mails partent le matin que le soir. Cela me permet de rester cohérente par rapport à mes disponibilités et aux heures auxquelles mes clientes peuvent espérer me joindre.
Enfin, je peux choisir de m'envoyer un rappel si je n'ai pas eu de réponse à un mail dans les X jours, je n'oublie donc pas de faire le suivi si nécessaire !
Boomerang est compatible avec Gmail, une raison de plus d'utiliser les outils Google.

RESCUETIME 

Cet outil enregistre à quoi tu passes ton temps sur l'ordinateur et sur ton téléphone. Toutes les semaines, tu reçois un rapport de ton activité.

C'est hyper utile pour avoir une vision objective de ta productivité, te motiver à rester concentrée et à trouver des systèmes pour que les tâches chronophages te prennent moins de temps.

Pour les utilisatrices de Mac, il y a aussi Focus qui permet de limiter l'accès aux pages Internet qui sont des sources de distraction pendant un moment donné ou entre certaines heures fixes de la journée.

 

LOOM

J'utilise cet outil pour créer facilement et rapidement des tutoriels si je dois expliquer quelque chose à une cliente ou une collaboratrice et que je n'ai pas envie de me lancer dans une explication super longue par e-mail ou de trouver un moment où tout le monde est dispo pour une explication en live.

L'outil me permet de créer des vidéos à partir de l'enregistrement de mon écran et des commentaires que je fais pendant l'opération.

 

Si les avantages de ces systèmes et outils t'intéressent, mais que la mise en place de ceux-ci te fait peur ou que tu manques simplement de temps pour t'en occuper, n'hésite pas à me contacter 

Nous réfléchirons ensemble aux outils qui pourrons te soulager dans la gestion de ton activité et je pourrai t'accompagner dans la mise en place de ces systèmes pour t'aider à mettre ton activité en "pilotage automatique" afin que tu obtiennes la liberté de développer ton projet :)